5 лайфхаков тайм-менеджмента и нейропсихологии,
чтобы работать и не умереть на рабочем месте

Возможно, причина в непонимании простых, но важных особенностей работы сознания. Они делают нас не такими рациональными и осознанными, какими мы себя считаем.

В этой статье я постаралась рассказать о 5 приемах тайм менеджмента, которые помогут быстрее думать и принимать решения в условиях многозадачности и которые в обязательном порядке изучают все мои сотрудники.

Психолог, нобелевский лауреат Даниэль Канеман представляет наше сознание в виде двух систем. Информация поступает от органов чувств и попадает в Систему 1, которая мгновенно обрабатывает ее и выдает простое и очевидное решение. Канеман называет ее быстрым мышлением. Оно идет по пути наименьшего сопротивления. Действует не задумываясь и как можно проще, часто в ущерб правильности.

На помощь приходит Система 2. Она проводит глубокий анализ, решает сложные задачи. Автор называет ее медленным мышлением. Она заставляет шевелиться и рождает в голове правильные ответы. Система отвечает за самоконтроль и принятие сложных решений.

Для бесперебойной работы медленного мышления необходимы ресурсы. Михаил Дорофеев в книге «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо» называет их «мыслетопливом». Вот, что он пишет:

Позаимствуем этот термин.
Чтобы думать быстро и доводить дела до конца, нужно как минимум два ресурса: время и мыслетопливо. Мозгу не хватает одного или обоих сразу.

Когда мы не успеваем, в 90% случаев виним отсутствие времени. Тогда бы работала связь «больше работаешь – больше успеваешь». В конце рабочего дня над простой задачей мы сидим часами, смотрим в пустой лист без единой умной идеи в голове. Зато в свежую голову мысли приходят одна за одной. Вчерашняя невыполнимая задача решается за 10 минут.

Значит не всегда причина наших бед в нехватке времени.

Быстрее времени заканчивается бак с мыслетопливом. Нужно учиться экономить мысленный ресурс, чтобы иметь свежую голову и продуктивно действовать в течении дня.

Отдых необходим. Если много работать и мало отдыхать, нас ждет выгорание, за ним хроническая усталость, депрессия и куча неприятных болезней. Мыслетопливо расходуется тогда, когда мы активно размышляем. Чтобы его восстановить перестаньте думать, анализировать.

Нет единого рецепта отдыха. Пробуйте разные и выберите тот, который позволит качественно освежать голову. Для одних это сон, для других смена занятий (спорт, прогулка и т.д.). Главное, помнить - исключаем занятия, в процессе которых приходится думать, вспоминать или анализировать. Листание ленты соцсетей тоже не подходит. Оно не разгружает мозг, а высасывает последние остатки мыслительного топлива.

Часто в течении дня в голове всплывают забытые и не сделанные во время дела. Не зафиксировали сразу, значит через 20-40 секунд скорее всего о них забыли. Так уж устроен наш мозг. Если стараемся удержать в памяти, начинает расходоваться мыслительный ресурс.

• Регулярно выгружайте идеи, периодически возникающие в рабочей памяти. Только в этом случае они освободят место для новых мыслей.

• Зафиксируйте информацию на внешних носителях. Для этого подойдут любые средства: листочки, ежедневник, заметки на телефоне.

Раньше любили ставить крестики на руке «чтобы не забыть». Прошел день, и с трудом вспоминаем, какую задачу скрывает в себе этот крестик. Такая же ситуация происходит, если мы фиксируем задание по-быстрому, одним словом, например «статья». Когда подходит срок выполнения, мы гадаем, что с ней нужно сделать: написать, отредактировать или опубликовать…

Записывайте задачу максимально подробно, чтобы не тратить мыслетопливо на вспоминание подробностей. Начинаем с глагола. Например, не просто «встреча», а «позвонить Александру и спросить, удобно ли ему встретится во вторник в 16:00». Не просто «фото Аня», лучше записать «попросить Аню прислать фото для размещения на сайте»

И вот перед вами лежит исписанный лист с задачами. Кроме него наверняка есть входящая почта, мессенджеры и внутренние чаты. Вдумчиво все это пересматриваем и раскладываем на более мелкие списки для облегчения восприятия.

Изучаем список дел только на свежую, отдохнувшую голову. Если мозг устал, он выберет для выполнения не срочную, а наиболее простую задачу. Важные, но требующие активного мышления дела, отложит на потом.

Раскладываем общий список на составляющие.

Задачи. Понятные, простые действие, которые можно выполнить без дополнительной подготовки.

Проекты. Дела, над которыми следует подумать или разбить их на более мелкие этапы.

Информация. Например, прочтение книг, изучение обучающего курса, просмотр роликов.

Встречи, мероприятия.
Проводим обзор списков ежедневно и еженедельно. Отслеживаем актуальность задач. Возможно, некоторые задания уже сделаны, но не вычеркнуты из списка. В других задачах измените формулировку, это поможет выполнить ее быстрее. Например, задача «попросить Аню прислать фото для размещения на сайте» изменяем на «напомнить Ане о фото для сайта». Если сроки других задач изменились, перенесите их на нужный день.

Изменяйте список согласно вашим потребностям. Не забывайте о нем, иначе дела останутся только на бумаге, не выполненные. Добейтесь, чтобы память не старалась удерживать информацию в голове. Сделайте списки задач продолжением своей памяти.

Внимания заслуживают крупные проекты. Сроки и конечный результат не всегда можно определить вначале. В этой ситуации многие склонны к прокрастинации (склонность к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел). На какой срок отложится выполнение задачи напрямую зависит от масштабности проекта.

Сравним две ситуации:
1. Нам дают небольшое поручение, мы выполняем его быстро и не тратим на него слишком много сил. Сдали отчет, получили следующее задание. Процесс повторяется. Выполняем задание одно за другим в комфортных условиях. В такой ситуации под силу, допустим, пять задач.

2. Теперь представьте другую ситуацию. Сразу дали пять заданий. Каждая по отдельности не сложнее описанных выше. Прежде чем приступить к выполнению, мы думаем: с какой задачи начать, в какой последовательности выполнять, все ли подготовлено. Пока обдумываем эти моменты, тратим мыслительный ресурс. В раздумьях может пройти два часа, за которые вполне реально было выполнить небольшие дела. Многие испытывают сильный дискомфорт, когда за спиной висят недоделанные задания. Мозгу намного комфортнее работать одновременно над одной задачей и знать срок окончания.

• Выдохните и попытайтесь отстраниться. Лучше идти к цели маленькими шажками, чем не пробежать весь марафон сразу.

• Разбиваем большой проект на этапы.

• Составляем чек-лист.

• Если не знаете, в какой последовательности выполнять, начните с первой задачи

К моменту ее окончания, ситуация начнет проясняться, появятся новые мысли, последовательность начнет складываться сама.

Вспомним пример с заданием «статья». Вот два пути.

• записываем задачу «опубликовать статью». На выполнение потребуется несколько дней. Пока слабо представляем, какой будет итог. Начинаем тратить мыслетопливо на попытки нарисовать себе конечный результат. Пока не начали писать, представить готовую статью невозможно. Перспектива вычеркнуть эту задачу из списка дел видится весьма отдаленной. Откладываем создание статьи со словами: «Сейчас времени нет, а здесь надо хорошенько подумать…»

• разбиваем эту задачу на этапы: набросать мысли, добавить конкретики, отредактировать, оформить статью, опубликовать. Процесс пойдет намного быстрее, когда будете вычеркивать одну строку за другой. Намного приятнее получать похвалу за небольшие достижения каждые несколько часов, чем получить одно сухое «спасибо» спустя неделю мучений.

Еще один источник потери мыслетоплива – переключение внимания. Когда мы отвлекаемся, не только тратим мыслительный ресурс на возвращение обратно, но так же уменьшаются дозы мыслетоплива.

Представим, что на решение задачи необходимо потратить десять минут. Это не значит, что ту же самую задачу мы выполним за два раза по пять минут. Скорее всего, таких сеансов потребуется три, четыре или больше.

В нашем мире множество источников отвлечения. Коллеги, звонки, уведомления и почта. Это заставляет нас переключить внимание.

Новые задачи мозг старается выполнить сразу после получения, пока не забыл о них. Важность последних повышается, а старые дела становятся не такими значимыми, и мы о них постепенно забываем.

• Выключаем оповещения и напоминания от источников, не требующих оперативного ответа.

• Затем выделяем несколько 5-минуток в день, чтобы занести все поступившие задачи в общий список.

• В конце дня сортируем накопившиеся дела.

Мозг часто сопротивляется и уверяет, что уведомления о новых комментариях в соцсетях необходимы для окончания работы над проектом. Сделайте потребление ненужной информации более осмысленной.

• захотели полистать ленту, поставьте таймер на десять-пятнадцать минут. Время в соцсетях летит незаметно, контролируйте его.

• ловите себя на мысли, что делаете что-то слишком часто и неосознанно. Сделайте это действие неудобным. Удалите специальные приложения на смартфоне, оставьте браузер. Удалите закладки сайтов. В следующий раз, когда вам захочется зайти на него, придется искать ссылку вручную.

• не можете расстаться со смартфоном перед сном, постарайтесь сократить ущерб от них. Экран излучает сильный синий спектр, который влияет на содержание в крови мелатонина (гормона сна). Установите специальное ПО, которое будет удалять синий спектр в зависимости о времени суток. Попробуйте, засыпать станет легче.